В молодости Нина Ермилова писала по заказу подруг любовные письма. Успех, при том что адресатов она не знала, был абсолютный. В более зрелом возрасте Нина Григорьевна решила использовать свое мастерство в другой сфере и повесила в Интернете объявление: “Пишу деловые письма”. В этот раз взаимности не получилось — за год на предложение никто не отреагировал. Россияне свято верят, что умеют писать деловые письма. Лингвисты же считают, что с деловым письменным общением в стране сложилась очень печальная ситуация.
В том, что в России не умеют писать деловые письма — начиная от служебной записки и заканчивая сопроводительным письмом к резюме, — согласны и лингвисты, и люди, работа которых непосредственно связана с деловой перепиской. Вице-президент управляющей компании “Ренессанс Капитал” Вячеслав Давиденко согласен с выводами специалистов на 110%. “Дело в том, что в нашем обществе вообще не принято пользоваться деловым письмом как инструментом”, — говорит он.
Однако, понимание того, как должна выглядеть деловая письменная речь, у лингвистов и бизнесменов совершенно разное. Языковеды, например, считают, что современный деловой русский язык теряет все свои лучшие свойства, подвергаясь агрессивному воздействию западного письма. Менеджеры, напротив, называют это естественным процессом по замене неудобного удобным.
Тлетворное влияние
Алексею Олиферу западная привычка стоила удачной вакансии. Привыкнув обращаться к своему американскому начальнику запросто — “Энтони”, в письме к потенциальному работодателю российского происхождения он обратился так же “фривольно”: “Уважаемый Николай!” “Какой же он вам Николай? — оскорбились в отделе по работе с персоналом. — Николай Георгиевич так не любит”. Дальнейших контактов не последовало, а менеджер долго думал, на кого обижаться.
Языковеды считают подражание западным стандартам в этикетных правилах и формулах деловых писем серьезной проблемой. Даже организуют кампании в защиту отчества. Проанализировав материалы сегодняшних газет, языковеды обнаружили, что на долю сочетания полного имени и фамилии сегодня приходится 72% употреблений, упоминание только одной фамилии составляет 22,2%, на долю имени-отчества остается 5,8%. “Официальное обращение по имени диктуют сегодня западные компании, которые приходят на российский рынок, — говорит кандидат психологических наук, эксперт по вопросам документалистики и бизнескоммуникаций Мария Колтунова. — Но этикетные знаки освящены традицией, которая не возникает на пустом месте”. Обращение по отчеству — это знак уважения и способ дополнительной дифференциации. Однако в деловом сообществе довольно быстро закрепляется западный стандарт. “Я сторонник американской манеры обращения, — говорит Давиденко. — Стараюсь обращаться на вы, но по имени: это демократичнее”.
Президент Magram Market Reserch Марина Малыхина считает, что западный стиль обращения приживается у нас не случайно. Российский бизнес очень молодой, и обращение по имени-отчеству иногда выглядит довольно смешно. Это не вопрос культуры, а вопрос возраста, считает она.
Заграница не поможет
У ученых на этот счет своя точка зрения. В России деловое письмо формировалось без малого тысячелетия, приводя языковые средства к единому стандарту и оттачивая деловые формулы. Естественно, арсенал таких средств у нас очень велик, говорит Колтунова: “Регламентация делового письма настолько вошла в нашу кровь, что нам трудно бывает порой оторваться от нее даже в рекламных текстах. Что говорить о деловой переписке, которая по определению стандартизирована и формализована. Мы ориентируемся на коллективное сознание, на стандарт”. В России письменное общение тяготеет к использованию клишированных фраз, их строгой закрепленностью в текстовой структуре документа. У американцев, напротив, деловое письмо продолжает традиции устной публичной речи. В их деловой переписке можно встретить цитаты из Библии или стихов, риторические вопросы и восклицания. У них составление делового письма — настоящее творчество, поэтому когда Рон Теппер, автор известной книги “Как овладеть искусством делового письма. 250 писем и записок в помощь менеджеру”, говорит, что хорошее деловое письмо — это произведение искусства, он не преувеличивает.
В деловой письменной речи отражается разница поведенческих национальных стереотипов. Например, оценка среднего американца несколько завышена, оценка среднего россиянина, напротив, занижена. Поэтому американец может в собственном резюме на пяти страницах писать себе лестные характеристики, что будет странно для нас. Эти отличия нужно иметь в виду, но не ориентироваться на них, считает Колтунова.
Учиться, учиться и учиться
По словам Вячеслава Давиденко, отсутствие четких стандартов и единообразия — это то, с чем он постоянно сталкивается в ежедневной переписке. Сегодня деловая переписка — явление достаточно пестрое с точки зрения речевой культуры.
Кстати, отсутствие общей формы составления деловых писем интересным способом отражается на письмах, отправленных по электронной почте. “У меня был опыт, когда серьезные деловые письма принимали за спам, — рассказывает Олифер. — Но как только такие письма приобрели строгую стандартную форму по примеру бумажных, проблемы закончились”.
Не только Нина Ермилова стала жертвой недальновидности соотечественников: консалтинговые компании, предлагающие услуги по обучению навыкам делового письма, жалуются на то, что такие тренинги совершенно не пользуются популярностью. Да и в российских вузах деловому письму отводят, по словам Колтуновой, не более 20 часов — больше не положено. “У нас почему-то считают, что умению деловой переписки не нужно учить так же, как, например, менеджменту, — говорит Колтунова. — И это при том, что любой менеджер — профессиональный коммуникатор. Владение устной и письменной деловой речью для него — профессиональное занятие, а не любительское”.
Правила составления деловых писем довольно просты, однако следуют им далеко не все.
Точность. Как ни странно, это одно из главных требований чаще всего не выполняется. Точности документа мешают и слэнгизмы, и профессионализмы, в большом количестве попадающие в язык коммерческой переписки. Такие слова, как “торговая накрутка” или “неучтенка”, не имеют юридически зафиксированного значения и могут создать проблему в конфликтной ситуации. Не так давно, составляя заключение по поводу нового закона о страховании автомобильных средств, Колтунова обнаружила, что в документе спутаны понятия “технические” и “эксплуатационные характеристики”. Отсюда ряд возможностей двойного и тройного толкования.
Лаконичность. “Многие излагают на трех страницах то, что можно было бы написать в трех предложениях, — считает адвокат Дмитрий Шустов. — Совершенно обычное явление”.
Деловые письма должны содержать ту информацию, которая интересна адресату. Ни одно письмо, даже самое короткое, не будет прочитано до конца, если первая же фраза не вызовет у читателя устойчивого интереса.
Убедительность. Это требование, по словам Колтуновой, достигается двумя качествами текста: аргументированностью и грамотностью. К числу самых сильных аргументов относятся факты: примеры, ссылки на документы, постановления, акты, образцы материалов, сертификаты.
Деловое письмо необходимо писать самому. Написание деловых писем не стоит передоверять секретарю, который не знает подробностей вашего общения с контрагентом. В исключительных случаях стоит написать письмо от руки — это подчеркивает значение адресата для автора письма.
Источник: RUSMARKET - аналог авито - бесплатные объявления
Поставьте себя на место адресата. Письмо нужно писать с точки зрения интересов того человека, которому оно направлено. Даже в том случае, если это письмо, которое должно принудить человека выполнит некие обязательства.