Каждого нового сотрудника в день приема нужно знакомить с правилами работы в компании. Он должен изучить внутренние нормативные акты, регламенты и иные документы, связанные с кадровой безопасностью работодателя.
Принимая на работу нового человека, компания должна позаботиться о кадровой безопасности. Важно грамотно оформить документами обязанности работника, поскольку именно это даст фирме право в дальнейшем проводить легальные процедуры контроля по отношению к сотруднику.
В первый рабочий день вновь прибывший сотрудник подписывает трудовой договор и знакомится под роспись с должностной инструкцией и действующими локальными нормативными актами в сфере труда (правилами внутреннего трудового распорядка, положением о премировании, положением об отпусках и т. д.). Кадровая служба готовит проект приказа о приеме на работу. Также нужно получить от нового сотрудника необходимые согласия (например, на обработку персональных данных) и провести инструктажи (например, в сфере охраны труда и техники безопасности). Однако только сферой трудового права первый рабочий день ограничиваться не должен.
Защита коммерческой тайны
Обязательство о неразглашении коммерческой тайны: превью Каждого нового работника следует ознакомить и с пакетом документов, которые касаются безопасности компании. В первую очередь это должен быть регламент по коммерческой тайне (конфиденциальности информации). Должность нового работника нужно классифицировать по степени допуска к определенной информации, и для каждой категории должен быть шаблон обязательства о неразглашении.
Компьютерная безопасность
В компании должна быть разработана политика по использованию IT-ресурсов. Это позволит избежать угроз со стороны персонала в виде использования компьютера по непроизводственному назначению.
В такой политике можно закрепить запрет на установление программ самостоятельно, на посещение не относящихся напрямую к служебным обязанностям страниц в Интернете, на использование интернет-мессенджеров (ICQ, Skype) и почтовых ящиков, размещенных на публичных ресурсах.
Пример:
Политикой компании установлена материальная ответственность за ненадлежащее использование IT-ресурсов. Пункт выглядит так:
«<...> п. 4.11. Работники несут материальную ответственность в размере прямого действительного ущерба за причинение материального ущерба Обществу путем:
установки или использования нелегального или не соответствующего корпоративной политике программного обеспечения (ПО) на компьютеры, принадлежащие Обществу;
утери, повреждения или ухудшения состояния компьютерной техники Общества или третьих лиц, переданной в пользование работнику;
использования интернет-ресурсов Общества в личных целях».В этой же политике необходимо указать, что компания-работодатель считает всю и любую информацию в электронном виде, созданную (полученную, хранящуюся, ставшую известной) в связи с исполнением работником своей трудовой функции, своей собственностью и на основании этого не позволяет ее умышленно скрывать, уничтожать, портить и т. д. Аналог такого положения для бумажной документации нужно закрепить в локальном нормативном акте.
Целесообразно включить в политику IT-безопасности пункты о том, что работодатель вправе проверять содержание служебных персональных компьютеров сотрудников (в т. ч. путем удаленного доступа). Об ознакомлении с такой политикой с работника нужно взять расписку.
Соглашение о неконкуренции
Некоторые компании используют зарубежную практику и подписывают с новыми сотрудниками соглашение (заявление) о неконкуренции. Такое соглашение вынуждает работника заявить о весьма важных моментах: о конфликте интересов, о предыдущей работе на конкурентов, о наличии собственного бизнеса и т. д. Подробная информация позволит работодателю проанализировать кадровые риски и определить степень безопасности того или иного работника для компании.
Этот документ может показать сотруднику, что работодатель требует от него соблюдения интересов компании. Если работник не сообщил данные о себе, это дает почву для размышлений и, возможно, для активных действий службе безопасности.
Пример:
Компания заключает с Романовым Н.А. заявление о неконкуренции. Один из пунктов выглядит так:
«В том числе я, Романов Николай Андреевич, заявляю и декларирую следующее.
4.1. В период работы по трудовому договору я обязан сообщить Работодателю в десятидневный срок о начале любой другой деятельности, которая, в том числе, может быть не связана напрямую с деятельностью Работодателя (например, выполнение работ/оказание услуг на любых условиях в коммерческих или некоммерческих организациях, работа по совместительству, учреждение юридического лица, приобретение доли (акций) юридического лица и т. п.);
4.2. Я не вправе использовать имущество, интеллектуальную собственность, деловую репутацию, деловые связи и возможности Работодателя в личных целях;
4.3. В случае, если у меня существует/возник конфликт интересов (например, если родственник или друг работает у потенциального/существующего контрагента Работодателя), я обязан немедленно сообщить об этом своему руководителю;
4.4. Сообщаю об иных видах занятости/деятельности, которыми я занимаюсь на момент написания данного Заявления (в противном случае необходимо указать, что не занимаюсь другими видами деятельности): не занимаюсь».
Мнение:
Георгий Дубин, руководитель направления отдела по работе с национальными клиентами департамента по работе с крупным бизнесом компании «МТС»
Телефонная безопасность
Если работнику в силу его должностных обязанностей нет необходимости совершать междугородние звонки, то можно закрыть междугородний доступ. Аналогично можно поступить с международным и внутрисетевым роумингом или с мобильным интернетом. Также можно определить лимит, в рамках которого компания готова оплачивать сотруднику связь, расходы свыше этой суммы работник будет оплачивать сам. Информацию по номеру может получить только то лицо, на которое оформлен договор. Если номер оформлен на организацию, то оператор ежемесячно вместе со счетом направляет и детализацию как в бумажном, так и в электронном варианте. В детализации отражены и звонки, и смс, и интернет-трафик. Запись звонков и содержание смс не предоставляются. Если договор с оператором заключал сам сотрудник, а компания только компенсирует часть расходов, то получить детализацию, счет и любую другую информацию по этому номеру сможет только он.
Мнение:
Анастасия Урванцева,
консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению компании «Кузьминых, Евсеев и партнеры»
Удержания за личные звонки и Интернет
Служба безопасности или иная служба, которая занимается контролем персонала, может обнаружить ненадлежащее использование телефона и корпоративного Интернета. По логике за такое поведение работник должен заплатить компании (возместить расходы). Как получить это возмещение?
Удержания из зарплаты работника строго ограничены (ст. 137 ТК РФ). В Трудовом кодексе приведен исчерпывающий перечень случаев, когда удержания правомерны. Удержания за личные звонки с рабочего телефона и за нерабочее пользование Интернетом там не предусмотрены, как и любые иные удержания за использование имущества работодателя в личных целях. Поэтому чтобы избежать споров и получить возмещение за личное использование сотрудником имущества компании, нужно заручиться заявлением работника на такое удержание.
Если работник отказывается написать заявление, его действия можно рассматривать как ущерб, причиненный организации. Ведь предполагается, что работник использует корпоративный сотовый телефон и Интернет по назначению, то есть для работы. Для того чтобы это не только предполагалось, но и было подтверждено, рекомендуем оформлять приказ на использование сотовой связи и Интернета отдельными работниками с установлением лимита. При этом работник должен быть ознакомлен с этим приказом. Его подпись подтвердит, что он был согласен с условиями пользования телефоном и Интернетом. Сотрудник должен компенсировать (возместить) ущерб, который он причинил работодателю (ст. 232 ТК РФ).